Kennen Sie das? Nicht selten wird die automatische Abwesenheitsmail auf den letzten Drücker eingetippt – ohne lang zu überlegen, ob das „Ding“ inhaltlich Sinn macht und empfängerfreundlich ist. Da geht es Unternehmern genauso wie ihren Mitarbeitern.

Dabei ist eine Abwesenheitsnotiz ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Ist sie gut geschrieben, fühlen sich Kunden und Dienstleister gut aufgehoben, obwohl sie ihr Anliegen nicht sofort und wie gewohnt loswerden können.

Ist diese E-Mail Antwort allerdings 0/8/15 geschrieben, zu kurz, unvollständig, voller Fehler oder unangemessen formuliert, dann fällt das auf Sie zurück. Der Leser könnte die Abwesenheitsnachricht durchaus als unvollständig, unpersönlich und unfreundlich interpretieren.

Diese Fehler schleichen ein:

1: Zu wenig Informationen geben

„Ich bin vom 1. Oktober bis zum 8. Oktober nicht im Büro“.

Diese Abwesenheitsnachricht ist zu nicht nur viel zu kurz und unpersönlich, sondern ist auch wenig inhaltsreich. Wen interessiert, seit wann Sie nicht im Büro sind?

  • Wichtiger ist eine Lösung, nämlich wann Sie wieder im Büro sind.

2: Egal-Eindruck hinterlassen

„Ab sofort bin ich verreist und kann Ihre Mail nicht lesen.

„Ich bin auf Geschäftsreise. Alle Mails, die bis … auflaufen, werden nicht gelesen. Wenn Sie eine wichtige Nachricht haben, schicken Sie sie ab dem 21. August noch mal“.

Schon beim Lesen merken Sie, dass dies keinen guten Eindruck macht. Ein No-Go, mit dem Sie Desinteresse zeigen… ist mir egal, was während meines Urlaubs/Geschäftsreise passiert!

  • So ist es besser: Angeben, ob die E-Mails an einen Kollegen weitergeleitet werden. Wenn nicht, mitteilen ab wann die E-Mails wieder gelesen werden.

3: Zu mitteilsam sein

„Ich lasse es mir vom 3. Oktober bis zum 8. Oktober auf Kreta gut gehen und rufe meine E-Mails in dieser Zeit nicht ab.“.

Gut, dass ist sicherlich überzogen 😊, so etwas schreiben die wenigsten. Generell ist abzuraten, preiszugeben, wo sie sich aufhalten. Es geht keinen etwas an, ob Sie auf Dienstreise, im Urlaub oder im Krankenhaus sind.

  • Besser als ein Grund für die Abwesenheit ist der Zeitpunkt der Wiederkehr: „Das Büro ist am 8. Oktober wieder besetzt“ oder „Ich bin am 8. Oktober wieder für Sie da“.

4: Nicht dran denken, wer die E-Mails liest.

„Liebe alle, ich bin im Urlaub und ab dem 8.10. wieder für Euch zu erreichen.“

„Liebe Kunden, danke für Ihre E-Mail. Derzeit bin ich nicht erreichbar, bitten wenden Sie sich an meinen Kollegen Mark Schmidt.“

„Allgemein gilt, je größer der Kreis der Leser, desto allgemeiner sollte die Nachricht formuliert werden“, sagt die Knigge-Expertin. Die Anrede „Liebe Kunden“ ist ungünstig, wenn auch Menschen schreiben, die keine Kunden sind. Duzen wirkt unseriös, wenn auch Menschen schreiben, die man normalerweise nicht duzen würde.

  • Überlegen Sie bei der Anrede also genau, wer Ihnen schreibt, mit wem Sie verbunden sind und wer Ihre Abwesenheitsnotiz bekommen könnte.

Fehler 5: Die Abwesenheitsnotiz hat keine E-Mail-Signatur.

Telefonnummer, Position, Adresse … Ihre Abwesenheitsnotiz sollte selbstverständlich eine Signatur mit Ihren Kontaktdaten enthalten.

So! Und wie kann es besser machen 😊?
Aus der Abwesenheitsnotiz sollte unbedingt hervorgehen, wann Sie wieder erreichbar sind und ggf. wer in der Zwischenzeit helfen kann.

Checkliste für die Erstellung von Abwesenheitsmails:

  1. Betreff: Klassisch wird in den Betreff „Abwesenheitsnotiz“ geschrieben. Doch Vorsicht, diese E-Mail landet auch schnell im Spam. Vorher besser testen. Wenn Sie mögen, machen Sie es anders als andere: „Vielen Dank“ oder „Ich bitte um etwas Geduld“ als Betreff.
  2. Anrede: je nach Leserkreis formell oder etwas persönlicher.
  3. Dank: Ihr Empfänger fühlt sich wertgeschätzt.
  4. Rückkehr: Kommunizieren Sie klar, wann Sie wieder erreichbar sind. Das ist positiver formuliert als der Satz „Ich bin bis zum 7. Oktober nicht im Hause“.
  5. Alternativen: Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet oder gelesen? Wenn nicht, wen kann der Absender in dringenden Fällen erreichen? Geben Sie Ihrem Kontakt neue Optionen.

Formulierungsbeispiele für Sie

 

✔️ Formell:

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail. Mein Büro ist am 14. August wieder besetzt. In der Zwischenzeit können Sie sich gern an meinen Kollegin Karolin Sommer wenden, erreichbar per Telefon (01234/56789) und E-Mail (karolinsommerl@beispiel.de).

Mit freundlichen Grüßen

✔️ Etwas persönlicher:

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahreswechsel gönnen wir uns eine kurze Auszeit. Am 5. Januar sind wir wieder voller Elan für Sie da. Gerne beantworten wir dann Ihre E-Mail. Einen guten Start ins neue Jahr wünscht Ihnen

✔️ für Menschen mit viel Kundenkontakt:

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail!
Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie erreichbar. Sie können oder möchten nicht so lange warten? Dann wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Karolin Sommer: karolinsommer@firma.de. Sie hilft Ihnen gern und kompetent weiter.

Herzliche Grüße

✔️ eine englische Variante:

Thank you for your message.
Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back in the office on the 3rd of March. In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Max Muster… (phone: 0123-4566789; e-mail: m.muster@musterfirma.de). Please notice that your message will not be forwarded automatically. Thank you very much.

With best regards

 

Bei Ihrer Rückkehr denken Sie bitte daran, Ihre Abwesenheitsmail rauszunehmen.

Viel Spaß mit den Anregungen und… ich bin dann mal weg 😉

Sylvia Guttenberger
-im Namen des Charisma-Teams –