Manchmal kann einem das Gruseln kommen…
Kennen Sie das?
Sie rufen bei einer Firma an, verstehen nicht wer dran ist, ob Sie richtig verbunden sind oder werden gar unfreundlich empfangen.
Dabei ist gerade die Begrüßung elementar entscheidend, ob Sie bei Ihrem Gegenüber punkten.
Leider melden sich noch immer viele Unternehmen so:
1. Firmenname 2. eigener Name 3. Tagesgruß, zum Beispiel „Guten Morgen!“„Max Müller GmbH, Sommer, Guten Tag!“
Bitte brechen Sie mit Traditionen und verzichten Sie auf veraltete Begrüßungen!
Es ist erwiesen, dass wir 2-3 Sekunden brauchen, um den letzten Gedanken abzuschließen und um uns einer neuen Situation zu widmen. Vielleicht ging es Ihnen auch schon mal so: Sie rufen bei einem Unternehmen an, sind noch in Gedanken bei Ihrer letzten Aktivität und hören nur den Namen der Person, die sich meldet oder ein „Guten Tag!“ was die Frage „Bin ich jetzt richtig bei XY?“ zur Folge hat. Oder Sie sitzen im Auto. Die Telefonverbindung baut sich auf und die ersten 1-2 Sekunden werden durch Fahrgeräusche „geschluckt“. Es macht also aus Kundensicht keinen Sinn, sich zuerst mit dem Firmennamen zu melden!Wie sieht eine kundenfreundliche, professionelle Meldung aus?
Genau deshalb ist es empfehlenswert mit dem „Unwichtigsten“ zu beginnen, nämlich mit der Tagesgrußformel wie „Guten Tag, Guten Morgen, Guten Abend, Grüß Gott!“ etc. Nach der Tagesgrußformel folgt eine kleine Pause, dann nennen Sie Ihren Firmennamen. Nach einer weiteren kurzen Pause nennen Sie Ihren persönlichen Namen. Kleiner Tipp: Empfehlenswert ist es, den Vor- und Zunamen zu nennen. Das schafft Bindung und Vertrauen! Zu einer „Karolin Sommer“ baut das Unterbewusstsein Ihres Anrufers eine andere Bindung auf, als zu einer „Frau Sommer“.Kundenfreundliche Meldung – zusammengefasst auf einem Blick:
1. Tagesgrußformel, zum Beispiel „Guten Morgen!“ 2. Firmenname 3. Eigener Name„Guten Tag! (PAUSE) Max Mustermann GmbH (PAUSE), Karolin Sommer.“
oder:
„Guten Tag! (PAUSE) Max Mustermann GmbH (PAUSE), Sie sprechen mit Karolin Sommer.“
Ihren Namen zum Schluss zu nennen, macht auch insofern Sinn, weil Ihr Name im Gedächtnis bleibt und Sie einerseits häufiger mit Ihrem Namen angesprochen werden und andererseits unnötige Nachfragen entfallen.
Nachdem sich Ihr Kunde/Ihr Anrufer vorgestellt hat, gibt es noch ein persönliches „Grüß Gott Herr Müller, Guten Abend Herr Mustermann, Hallo Herr Mustermann, ich grüße Sie Herr Mustermann“.
Weitere Tipps für einen TOP-1. Eindruck am Telefon:
- Immer wenn es klingelt, setzen Sie Ihr charmantestes Lächeln auf! Die Stimme wird dadurch wärmer und herzlicher. Der Kunde hört Ihr Lächeln!
- Bleiben Sie natürlich! Überschwängliche Begrüßungen wirken aufgesetzt.
- Nehmen Sie das Gespräch nach dem 2.-3. Klingeln an, da ist die Aufmerksamkeit am größten! Ein zu schnelles Abheben, erzeugt den Gedanken, dass Sie nichts zu tun haben. Lassen Sie es zu lange Klingeln, kann bei dem Anrufer das Gefühl, unwichtig zu sein, entstehen.
- Erweitern Sie Ihre Meldung nicht um „Was kann ich für Sie tun?“ etc. Der Anrufer sagt es Ihnen schon :-).
- Schreiben Sie sich sofort den Namen Ihres Anrufers auf, wenn er sich meldet!
- Sprechen Sie den Anrufer während des Telefonates 2-3 Mal mit seinem Namen an! Jeder hört seinen Namen gern und Ihr Anrufer fühlt sich willkommen und ernst genommen.
- Die ersten Worte eines Telefonats sind entscheidend, um die volle Aufmerksamkeit des Zuhörers zu bekommen. Sprechen Sie daher deutlich, dass Sie auch verstanden werden!
Kundenfreundliche Meldung bei ausgehenden Telefonaten:
Wenn Sie, wie wir, überwiegend ausgehend Telefonieren, haben wir auch hierfür noch eine Empfehlung für Sie: 1. Tagesgrußformel, zum Beispiel „Guten Morgen!“ 2. Name der Zielperson 3. Persönlicher Name 4. Firmenname„Guten Tag (PAUSE), Herr/Frau Kunde! (PAUSE) Hier ist Karolin Sommer von der Max Mustermann GmbH.“
Vermeiden Sie: „Schön, dass ich Sie erreiche“. Wenn Ihre Zielperson Sie begrüßt hat, können Sie kurz noch einmal ein „Hallo Herr Mustermann“ oder ein „Ich grüße Sie, Herr Mustermann“, erwidern. Manchmal ist weniger mehr.
